Resume Q&A Emis 4.0 Sesi Ii (Aplikasi Emis) Tgl. 25 Juni 2021

RESUME Q&A EMIS 4.0 SESI II (APLIKASI EMIS) TGL. 25 JUNI 2021

--------------------------------------------------------------------------

1. Cakupan pengembangan EMIS 4.0: pengembangan aplikasi, migrasi data dari Emis lama ke Emis 4.0, dan integrasi data baik dengan aplikasi internal kemenag maupun eksternal;

2. Pengembangan fitur EMIS 4.0 dilakukan secara bertahap sehingga fitur yang direlease juga bertahap;

3. Tutorial EMIS 4.0 bisa dilihat dihalaman depan EMIS 4.0 pada menu panduan penggunaan; 

4. User di tingkat lembaga utk operator bisa didaftarkan s.d. 3 akun dan 1 akun untuk Kamad;

5. User di tingkat Kabko dan Kanwil bisa sampai 4 akun;

6. Untuk lembaga baru akan ditarik dari aplikasi Ijop ke Emis 4.0 dan dari Emis 4.0 akan dikirim ke Verpal SP untuk penerbitan NPSN;

7. Menu siswa: daftar, profil, org tua, aktifitas belajar, mutasi siswa sdh bisa dikerjakan oleh operator lembaga untuk diproses perubhan datanya;

8. Menu Kenaikan kelas, kelulusan dan daftar alumni sudah selesai proses pengembangannya dan saat ini masih proses testing, dalam waktu dekat akan di release;

9. Registrasi siswa baru menu masih dihide dan akan dimunculkan pada pendataan semester ganjil 2021/2022;

10. Menu GTK belum dimunculkan masih dalam pengembangan dan testing dan akan direlease dalam waktu dekat;

11. Menu Sarpras yang sudah muncul adalah lahan dan gedung ruangan, untuk fitur lainnya seperti isi ruangan, sarana pembelajaran, mebel, sumber penerangan, internet, sarana bermain sdh selesai develop sedang poses testing dan akan direlease dalam waktu dekat;

12. Menu Rombel: baru ditampilkan rombelnya saja. Fitur pengaturan rombel sedang proses pengembangan/testing dan akan direlease dalam waktu dekat;

13. Fitur-fitur terkait dengan integrasi data dengan Sispena sedang dikejar untuk dapat segara di release agar dapat dilakukan penginputan data oleh operator;

14. Maintenance dilakukan karena update aplikasi untuk menambahkan fitur2 baru, meningkatkan performance aplikasi, jika aplikasi dibuka saat ada perbaikan akan menyebabkan aplikasi terasa lambat karena terjadi 2 proses: user melakukan proses data sedangkan pengembang melakukan proses perbaikan di system; 

15. Menu upload excel belum tersedia. Nantinya akan disediakan fitur untuk input/perubahan data secara Bulk (banyak data sekali simpan);

16. Menu mutasi siswa masuk saat ini baru bisa dilakukan untuk siswa madrasah. Mutasi masuk siswa dari sekolah umum akan direlease dalam waktu dekat. Mutasi masuk dari sekolah umum (termasuk dari pesantren) akan ada integrasi dengan Dapodik jadi datanya (baik siswa dari sekolah umum maupun pesantren) akan ditarik dari Dapodik, asalkan data siswa tersebut di verval PD dari pesantren sudah di-non aktifkan terlebih dahulu;

17. Untuk proses mutasi keluar perlu dibuat surat keterangan pindah dari lembaga asal yang digenerate dari aplikasi emis dan tidak ditentukan madrasah/sekolah tujuan;

18. Siswa yang diproses mutasi keluar setelah 14 hari dihitung dari tanggal rencana pindah/keluar (bukan tanggal dibuatnya permintaan mutasi keluar) otomatis akan berubah statusnya menjadi tidak aktif, Jika mutasi keluarnya ke madrasah maka madrasah tujuan harus segera memproses mutasi masuk dalam waktu 14 hari tersebut. Dan jika mutasi keluarnya ke sekolah umum maka data akan disinkronkan dengan verval PD untuk perubahan statusnya menjadi tidak aktif;

19. Jika siswa belum diproses mutasi keluar dari lembaga asal, lembaga tujuan bisa melakukan proses mutasi masuk, dengan memilih surat keterangan “tidak ada” dari menu mutasi masuk menu tambah, selanjutnya data siswa tersebut akan masuk pada list mutasi keluar di lembaga asal untuk selanjutnya digenerate/diproses surat keterangannya;

20. Perubahan data pokok identitas siswa (NIK, Nama, TTL, Jenis kelamin, Nama Ibu Kandung, NISN) dilakukan di verval PD yang nantinya akan disinkronkan dengan EMIS 4.0, Selain data pokok bisa dilakukan perubahannya di EMIS;

21. Fitur PPDB akan direlease pada semester ganjil. Input siswa baru nantinya ada 3 cara: (1) Tarik data dari madrasah jenjang sebelumnya, (2) Tarik data siswa umum (hanya data pokok siswa) dari Dapodik, untuk data lainnya bisa dilengkapi di EMIS, (3) Input data baru untuk calon siswa yang belum pernah sekolah sebelumnya, misalnya siswa RA;

22. Data siswa yang ada di EMIS lama tapi belum ada di EMIS 4.0 nantinya akan dilakukan integrasi;

23. Data siswa yang belum di-input di EMIS lama dan tidak ada di EMIS 4.0, nantinya akan ada menu input siswa yang tidak terkait dengan PPDB maupun mutasi yang dilakukan oleh oleh UC Kabko dengan mekanisme operator lembaga mengajukan permintaan ke Kabko dengan melampirkan data-data siswa untuk di-input dan akan ada approval dari Kanwil dan Kemanag Pusat;

24. Operator hanya bisa menonaktifkan siswa. Maka operator lembaga supaya berhati-hati untuk perubahan status siswa, karena jika siswa sudah dinonaktifkan untuk mengaktifkan kembali siswa tersebut harus ada pengajuan ke admin Pusat;

25. Siswa dapat di-non aktifkan karena alasan: dikeluarkan dari madrasah, putus sekolah, atau meninggal dunia, dan lainnya (bukan mutasi keluar);

26. Upload dan input KK untuk siswa itu adalah optional, kecuali untuk data orang tua jika ada perubahan data, upload KK akan menjadi mandatory karena akan dilakukan verifikasi oleh Kabko apakah data yang di-input sesuai dengan KK tersebut;

27. Saat ini sudah ada fitur download data lembaga meskipun field-fieldnya belum lengkap namun bisa untuk mengetahui mana lembaga yang sudah atau belum melakukan konfirmasi;

28. Madrasah yang telah mengajukan pembatalan konformasi melalui live agent saat ini datanya masih direkap dan akan dikoordinasikan dengan Kemenag Pusat apakah nantinya datanya akan dibuka kembali atau tidak untuk dilakukan perbaikan oleh operator lembaga;

29. Terkait permasalahan Siswa di verval PD maupun di EMIS 4.0 akan diselesaikan secara bertahap: 

a. Siswa yang sudah ada di verval PD tapi belum terupdate di EMIS 4.0 akan diproses minggu ini;

b. Siswa yang ada di EMIS online yang belum terangkut di EMIS 4.0 akan disamakan datanya dengan yang ada di verval PD. Jadi siswa yang sudah ada di verval PD dan di EMIS online akan dipindahkan ke EMIS 4.0;

c. Siswa ada di verval PD tapi tidak ada detailnya di EMIS online, nantinya apakah yang akan dimasukkan adalah data pokoknya saja karena dari verval PD yang ada hanya data pokoknya saja;

30. Kenaikan kelas dan kelulusan siswa tidak otomatis by system tapi harus diproses oleh operator lembaga untuk menaikan kelas per rombel dengan memilih dulu mana siswa yang naik kelas/lulus dan mana yang tidak naik kelas/lulus dengan sekali klik akan memproses kenaikan kelas/kelulusan dalam satu rombel tersebut. Namun untuk kelulusan nantinya memerlukan approval dari Kamad;

31. Ketika kenaikan kelas ini diproses maka siswa tersebut akan naik satu tingkat tanpa rombel, pengaturan rombel nantinya bisa dilakukan melalui menu pengaturan rombel;

32. Dalam waktu dekat ini akan ada fitur siswa ganda, para operator lembaga akan bisa melihat daftar siswa yang terdeteksi ganda. Bisa terdeteksi ganda di lembaga yang sama atau terdeteksi ganda tapi di 2 lembaga yang berbeda dan jika ada siswa yang menyasar ke madrasah lain, sebaiknya jangan di-nonaktifkan, madrasah yang kehilangan siswa agar melapor ke live agent untuk dicek datanya agar dilakukan perbaikan dengan mengaitkan/memasukkan ke madrasah yang benar dan sekalian bisa dilakukan koreksi tingkat/kelas;

33. Terkait dengan bantuan PJJ satu nomor HP bisa dilakukan maksimal 3 siswa dan nantinya akan dapat 3 paket data;

Salam EMIS 4.0